"una vez que" es un locución que significa "después de que". Para poder utilizarla en tu frase, deberías decir: "Una vez que esté determinada (o se haya determinado) la fecha de embarque, les avisaré". En tu frase, es correcto decir "Una vez determinada la fecha de embarque, les avisaré". La forma "una vez" (sin "que") se usa cuando antecede al verbo en participio, como en tu frase.

"Una vez que" Es un condicional. Significa que es necesario completar una acción para poder hacer la siguiente. Ejemplo: "Una vez que hayas hecho tu tarea, podrás ver televisión." "Una vez" Sólo es el inicio de un relato Ejemplo: "Una vez me encontré $50 pesos."