In German we write very direct -and simple, but polite. we don‘t talk many sentences but we describe a problem short and acurate. And we try to not be emotional:) Hope this helps you! _______________________ Sehr geehrter Herr Ackermann, zuerst möchte ich Ihnen für Ihr Vertrauen bedanken, weil ich die Möglichkeit erhaltet hat, die Arbeit meine Kollegin Frau N. zu übernehmen. Leider sieht es so aus, dass ich jetzt kaum genug Zeit für meine Arbeit habe. Der Abnehmer des Projekts, wo ich Leiterin bin, hat viele Änderungen ergänzt, deswegen haben wir den Vertrag mit ihm bis zum April verlängert. Aus diesem Grund möchte ich mich bei Ihnen entschuldigen, weil ich auf Ihr Angebot verzichten muss. Trotzdem verstehe ich natürlich, wie viele Mühe diese Situation Ihnen bereit, deswegen habe ich eine Lösung ausgedacht. Was meinen Sie davon, wenn die Aufgaben von Frau N. in unserer Abteilung verteilen werden? Es gibt fünf Personen in unserem Team, jeder wird einen Tag pro Woche für die Arbeit unserer Kollegin verantwortlich. Im Fazit haben alle Mitarbeiten die Möglichkeit, euch mit ihren eigenen Aufgeben ohne Beschädigungen beschäftigen, gleichzeitig werden die Anforderungen von Frau N. auch erledigen. Ich hoffe, dass meine Idee Ihnen gut gefällt und wünsche Ihnen einen schönen Tag. Mit freundlichen Grüßen, Anastasiia Tonina