Besprechung [/Besprechungen/Die Besprechung]

Bevor ich nach Deutschland kam, arbeitete ich in Shanghai. Wir hatten zwei Besprechungen monatlich. Als Sekretärin des Geschäftsführers sollte ich die/jede Besprechung einberufen und leiten. Und nach der Besprechung schrieb ich auch ein/das Protokoll. Danach sandte ich es allen Teilnehmern, auch den Abwesenden.
Normalerweis dauerte eine Besprechung ungefähr eine Stunde. Manchmal dauerte sie nur ein halbe Stunde und manchmal fast zwei Stunden. Jedes Mal sollte ich mich für die Besprechung gut vorbereiten. Manchmal ärgerte ich mich über einzelne Abteilungen. Sie bereiteten gar nichts vor. Alle Mitarbeiter waren sehr beschäftigt. Ohne Zeit kann man nicht überzeugen. [Unklar, vielleicht: Sie sagten, sie hätten keine Zeit für eine Vorbereitung gehabt.] Es war eine Ausrede. Dann musste ich lange Zeit die Schwerpunkte [evtl.: die Tagesordnung/die Agenda/die aktuellen Themen] erklären. Ich finde, vor der Besprechung sollten alle Teilnehmer gut vorbereitet sein.
Das zweite Problem war, dass viele Teilnehmer sich bei der Besprechung nicht auf die Diskussion konzentrieren konnten. Dann musste ich die Schwerpunkte [s.o.] mehrfach betonen. Und alle Teilnehmer sollten pünktlich sein. Auf jemanden zu warten ist sehr zeitraubend. Wir sollten uns verantwortungsvoll verhalten.
Auf Bei der [/jeder] Besprechung gab es viele schweigend Teilnehmer. Das war keine gute Situation und führte zu einer schlechten Atmosphäre. Die Teilnehmer sollten ihre eigenen Redebeiträge im Voraus organisieren [/planen] und ihre Meinungen gut artikulieren. Das kann die Effektivtät erhöhren und verbessern.
Natürlich musste ich immer beachten, die Besprechung nicht abschweifen zu lassen [/darauf achten, dass die Besprechungsteilnehmer nicht abschweifen]. Wir sollten die Zeit gut nutzen. Die Jede Erklärung [/Jeder Redebeitrag] sollte prägnant sein. Zum Schluss musste ich auch sorgfältig das Protokoll ernsthaft schreiben.