敬語を使う場合と使わない場合を分けるのは日本人でも時々難しいです。学生の時は同じ年の人と初めて会うと、いきなりタメ口を使いますが、日本人でも大人になると初対面の人とは基本的に敬語を使います。だんだん仲良くなってくると敬語を使わない場合もありますが、一定の距離を保ちたい場合や上司などとは永遠に敬語で話す関係もあります。仲良くなってきて敬語を使わなくなるタイミングは日本人同士でも、様子を見ながら徐々に進めていく感じです。お客様にメールを返信する時、上司と話す時は、すべて敬語が良いと思います。